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政府机关传真群发解决方案——高效保密的传真统一下达

发布日期:[2011-09-24]    共阅[4345]次
    
应用背景
  政府机构作为国家信息传递、规范管理的重要武器,每天的工作十分繁忙。在这其中,传真作为通知下达、文件传送的重要工具长期使用下来带来了诸多的不便。
  大部分政府部门仍沿用传统的传真机方式,而日常工作中经常遇到重要通知文件需要大量分发至各地部门的情况,面对此种不同目的地群发的任务,传统方式必须一个个号码输入再发送,费时、费力还容易发生错误。
  在处理传真文件及对外发送传真时对传真进行签字、盖章等操作十分频繁,都必须经历“打印→盖章→传真”的繁琐过程,耗费大量纸张耗材不说,还加重工作人员工作量。
  对于大多数政府部门而言,传真的安全性不容忽视,传真文件轻易暴露在公开场合对机密传真文件构成不小威胁,对此带来的后果不堪设想。
  传真文件随着时间的积累越来越多,管理成本也水涨船高。无法解决传真备份管理的问题,传真的成本就无法得到全面的控制。
解决方案
  EastFax电脑传真整体解决方案中将传真个方面做出细致规划,政府部门的传真难题在EastFax传真系统中能寻找到最合适的解决方式。
  EastFax传真系统在处理传真群发设置上采取一次性输入目的地号码再由系统依次拨号发送的方式,同时启动传真失败重发机制,节约了人工拨号及等待的时间,工作效率和传真及时性得到保证。
  EastFax传真服务器软件的签章功能将签字、盖章功能轻松应用于对传真文件的处理上。EastFax强大的传真编辑器能满足对传真的绝大多数的处理需求,不仅是签名盖章,就连处理意见、传真修改也可以完成,将传真签章所衍生的不必要操作消化殆尽。
  在EastFax电脑传真系统中,不论是服务器端还是客户端,所有的传真文件都经过加密处理,无法通过第三方软件打开查看,更无法对传真内容进行更改。在桌面上接收、在电脑上加密完全保证了传真的机密性。
  EastFax传真系统可以对所有传真文件自动全面备份,只依赖于服务器硬盘空间,不受数据库限制,而自带的多条件自动检索功能可对传真文件快速查找。
案例分析
  作为北京市的政府核心机构,北京市人民政府每天向十八个区县、几十个局、办公室等单位下达的文件、通知、指示等此类传真非常多,市政府一直采用传统的传真方式,因传真量比较大,而且有时会集中在某个时段大量发送,所以专门开辟传真室,安排几个人守在几门传真机边上,一份一份地发给各个单位。经常一忙就会乱,乱就会出现错发、漏发等现象,甚至可能会导致严重的后果。在传真室,纸张堆积如山,浪费非常大。
  北京市政府在进行网络系统改造时,意识到 了传统传真方式的种种弊端,决意淘汰传真机,全面提高政府的办公效率,采用先进的无纸化、全自动的智能传真服务器。此时EastFax传真服务器从国内外众多传真服务器供应商中脱颖而出,拨得头筹。
  北京市政府通过EastFax传真服务器连接着16条传真线,办公人员坐在电脑前轻松的提交传真任务,即时群发传真也只需一次性输入传真号码再点击发送,剩下就都交给了EastFax传真系统,一个人替代了以前十几个人的工作,工作效率提高了十几倍。
  若发文需要加盖印章,经过审批后,工作人员将已授权使用的印章加盖在传真文件上发送便可。传真文件不需要反复打印耗费纸张,同时省去了员工跑到不同办公室加盖印章的时间,员工工作量也显著减少。
  工作人员通过EastFax传真软件专用客户端接收传真,传真文件不再暴露在公共场合,传真内容经过服务器端和客户端双重加密得到全面保护。传真作为政府机构的重要资源得到有效保障。
  传真文件以文件的方式存放在服务器上,查找迅速,只需要几秒钟就可以查到想要的传真。而多条件的检索也方便了工作人员对日常传真的监控管理。
  在实施EastFax传真系统后,北京市人民政府工作人员也真正感受到了无纸化传真所带来的魅力和实在,EastFax传真系统在政府行业的应用也得到了最好的验证。
其他典型客户
国家广播电视安全调度中心
苏州广播电视总台
中国气象局
上海市人民政府
天津港保税区管委会
国家发展改革委价格认证中心
西安中级人民法院
浙江省气象局
苏州市委机要局
广东省气象局
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